POLITIQUE ENCADRANT LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES ET CONFIDENTIELLES
But, engagement, limitations et acceptation
Dans le cadre de ses activités, l’Hôtel Clarendon (« l’Hôtel ») a besoin de recueillir certains renseignements permettant l’identification de sa clientèle. Cette politique sur la protection des données personnelles et confidentielles (« Politique ») a pour but de décrire comment ces informations personnelles fournies, que ce soit sur notre site internet www.hotelclarendon.com (« notre site internet » ou « notre site »), en personne à l’Hôtel, par courriel, par télécopieur ou par téléphone, sont collectées, utilisées et protégées par notre équipe.
L’Hôtel Clarendon s’engage à mettre en œuvre tous les efforts raisonnables pour protéger les renseignements personnels et confidentiels vous concernant. De plus, nous ferons en sorte que ces renseignements soient divulgués uniquement aux personnes autorisées tel que détaillé dans la section Divulgation des renseignements. Nous nous engageons à ne pas divulguer vos renseignements à des tiers non autorisés, à conserver des protocoles internes rigoureux, à maintenir les outils technologiques de protections à jour et à adopter des mesures de sécurités appropriées afin de prévenir la perte ou l’utilisation non autorisée des renseignements personnels et confidentiels.
L’hôtel collecte et traite les données à caractère personnel aux fins suivantes:
- Gestion des réservations et des clients,
- Pour les besoins de la facturation et des paiements,
- Pour mener ses activités commerciales et enquêtes de satisfaction,
- De statistiques et de marketing (promotions, publicités, ciblages, etc.)
Les données sont destinées à l’usage de l’Hôtel et à celui de ses prestataires de service. Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des données à caractère personnel qui vous concernent. Les informations sont détaillées dans la section Corrections/Retrait de vos renseignements.
Il est important de comprendre que la présente politique ne s’applique pas aux entreprises que nous ne possédons pas ou ne contrôlons pas, tels que, sans s’y limiter, les sites internet revendeurs de chambres (Expedia, Booking.com, etc.). Veuillez noter que nous ne sommes pas responsables et n’avons pas de contrôle sur les politiques et pratiques de confidentialité d’autres sites internet auxquels vous auriez eu accès via un hyperlien se trouvant sur notre site ou nos plateformes (Facebook, Instagram, etc.).
En accédant et en utilisant notre site et nos services, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté d’être lié par les termes de la présente politique. L’Hôtel Clarendon se réserve le droit de modifier sa Politique en tout temps, et ce, sans préavis.
Renseignements collectés
Les renseignements personnels collectés sont entre autres
Site internet de l’hôtel :
- Nom et prénom
- Adresse postale
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- L’âge (pour déterminer si l’occupant est majeur et pour les fins de tarification)
- Numéro de carte de crédit, y compris la date d’expiration
- Demandes spéciales
Par téléphone ou en personne à la réception :
- Les mêmes renseignements que sur internet
- Compagnie (lors de réservations avec un tarif corporatif ou de groupe)
- Numéro de télécopieur (si requis pour transmission de confirmation par fax)
- Signature de l’occupant de la chambre
Au bureau des ventes :
- Les mêmes renseignements que sur internet, et notamment
- Compagnie (lors de réservations avec un tarif corporatif ou de groupe)
- Numéro de télécopieur (si requis pour transmission de confirmation par fax)
- Nom et numéro de téléphone d’un représentant autorisé pour un évènement
- Nom et signature d’un représentant autorisée et signataire du contrat
Au bureau de la conciergerie :
- Nom et prénom
- Numéro de chambre (lors du séjours)
- Information sur votre véhicule lors que le service de voiturier est utilisé (pour fin d’indentification)
- Marque
- Modèle
- Couleur
- Numéro de plaque
Mineurs
L’Hôtel Clarendon n’a pas besoin de recueillir les renseignements personnels d’une personne mineure accompagnée d’un adulte.
La seule donnée pouvant nous être utiles est l’âge ou le groupe d’âge de l’enfant pour des fins de tarifications des occupants supplémentaires à la chambre et pour la tarification des repas en forfait.
Utilisation des renseignements
L’Hôtel Clarendon ne vend pas vos renseignements personnels. Ceux-ci sont utilisés principalement aux fins :
- D’identifications
- De communication avec la clientèle
- De gestion des réservations
- Des activités commerciales liées à votre séjour à l’intérieur de l’entreprise et auprès des fournisseurs et partenaires concernés.
- De la facturation et des paiements
- Du suivi de la satisfaction durant et après le séjour
- Du marketing (promotion, publicité, ciblage, interaction sur les réseaux sociaux)
Il se peut aussi que l’Hôtel Clarendon ait accès par l’entremise de services externes à des renseignements non personnels tels qu’adresse IP, date et heure de connexion, durée de consultation du site, système d’exploitation et navigateur, ainsi que d’autres données démographiques. Ces renseignements peuvent être collectés via des témoins (cookies) et l’utilisations de services externes tels que Facebook Ads, Google AdWords et Google Analytics. Ces renseignements permettent à l’Hôtel Clarendon de compiler des données statistiques servant pour des fins statistiques, de publications, de promotions et/ou publicitaires, le tout sans vous identifier personnellement et dans le but de mieux répondre à sa clientèle. Toute personne est en mesure de désactiver l’utilisation des témoins par dans les paramètres de configuration de votre fureteur web. Il est aussi possible de désactiver la diffusion d’annonces ciblées en consultant le Gestionnaire de préférences pour les annonces, disponible dans les paramètres de configuration de votre fureteur web.
Durée de conservation des renseignements
L’Hôtel Clarendon gardera les informations papiers jusqu’à la fin du séjour des clients. Une fois le séjour et la facturation terminée, les renseignements papier seront numérisés dans un serveur sécurisé et les papiers seront détruits. Les renseignements seront conservés et anonymisés dans les délais et durées prévues par les lois en vigueurs.
Divulgation des renseignements
Tous les renseignements collectés directement par l’Hôtel Clarendon demeure confidentiels et à l’usage unique de l’entreprise.
Seul les membres de notre organisation auront accès à ces renseignements et uniquement aux données dont ils ont raisonnablement besoin pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente politique.
Les fournisseurs et partenaires dument autorisés (tels que notre fournisseur de paiement par carte de crédit et Interac, le restaurant de l’établissement et autres compagnies touristiques dont la réservation/utilisation a été demandée par et pour le client) n’auront pas accès directement à vos données, mais certaines informations pourraient leurs être transmises et uniquement celles qui sont strictement nécessaire pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente politique.
Nous nous engageons à ne pas vendre ou partager vos données avec d’autres tiers, sauf dans les cas suivants
- Lorsque la loi l’exige ou si requis pour toute procédure judiciaire ;
- Pour prouver ou protéger nos droits légaux ;
- Si utilisé dans le cadre d’une transaction commerciale, tel que prévu par l’article 18.4 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (« LPRPSP »).
Violation des données
Dans l’éventualité d’une faille dans la protection des renseignements personnels tels que, et sans s’y limiter, vol, fraude, attaque informatique, erreur d’envoi, l’Hôtel Clarendon prendra les mesures requises et raisonnables pour résoudre et comprendre le problème, tel que rapport, enquête, recours à des services externes et coopération avec les autorités chargées de l’application des lois. Dans des délais et avec des mesures raisonnables, l’Hôtel informera les personnes concernées si la loi le requiert et/ou s’il existe un risque raisonnable de préjudice pour la personne dont les données ont été divulguées.
Corrections/Retrait de vos renseignements
Il vous est possible en tout temps de faire une demande d’accès à vos renseignements personnels et d’en corriger ou retirer les renseignements. Il suffit de contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels, Alexandre Beaulieu-Tremblay à l’adresse courriel abeaulieut@hotelclarendon.com ou par écrit à l’adresse postale
Hôtel Clarendon Gestion des renseignements personnels 57 rue Sainte-Anne, Québec, Qc, Canada G1R 3X4
Suggestions ou commentaires
Pour toutes questions ou commentaires, vous pouvez écrire Alexandre Beaulieu-Tremblay à l’adresse courriel abeaulieut@hotelclarendon.com ou par écrit à l’adresse postale
Hôtel Clarendon Gestion des renseignements personnels 57 rue Sainte-Anne, Québec, Qc, Canada G1R 3X4
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